La conservazione sostitutiva, regolamentata dalla legge italiana, è una procedura che permette di garantire la validità legale di un documento informatico nel tempo. Questa procedura è disciplinata principalmente dalla Delibera CNIPA n. 11/2004, che stabilisce le linee guida per la gestione dei documenti informatici.
In sintesi, la conservazione sostitutiva consente di equiparare, sotto determinate condizioni, i documenti cartacei a quelli elettronici dal punto di vista legale. Questo significa che i documenti digitali archiviati e conservati secondo le regole stabilite dalla legge hanno la stessa validità giuridica dei documenti cartacei tradizionali.
Tra i vantaggi della conservazione sostitutiva ci sono:
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Risparmio sui costi: Elimina la necessità di stampare e archiviare documenti cartacei, riducendo i costi associati a carta, inchiostro, spazio di archiviazione e gestione fisica dei documenti.
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Efficienza: La gestione dei documenti digitali è solitamente più efficiente rispetto a quella dei documenti cartacei, consentendo ricerche rapide, condivisione facilitata e accesso rapido alle informazioni.
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Rispetto delle normative: La conservazione sostitutiva consente di conformarsi alle normative che richiedono la conservazione a lungo termine dei documenti, senza la necessità di conservare fisicamente documenti cartacei per anni.
Primolab rispetta rigorosamente le normative italiane in materia di conservazione sostitutiva. I documenti digitali vengono conservati in conformità ai tempi di conservazione specifici per il settore odontotecnico e con l’uso di sistemi e tecnologie atti a garantire l’integrità e la autenticità dei documenti digitali nel tempo.
Primolab ha implementato un sistema di digitalizzazione dei documenti che consente di convertire i documenti cartacei in formati digitali. Questo processo avviene attraverso la generazione di files in formato PDF e il successivo invio automatico al “cloud storage” per l’archiviazione a norma di legge.
La conservazione sostitutiva è quindi una pratica importante per la modernizzazione delle procedure documentali, consentendo di sfruttare le potenzialità della tecnologia per ridurre i costi e migliorare l’efficienza nella gestione dei documenti.
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